Fungsi Perencanaan dalam Manajemen

Fungsi Perencanaan dalam Manajemen

Fungsi Perencanaan dalam Manajemen

Perencanaan dinilai sebagai salah satu fungsi manajemen yang paling fundamental dan esensial karena mempunyai keterkaitan yang erat dengan setiap fungsi manajemen lainnya. Fungsi pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan hanya menjalankan keputusan-keputusan dari perencanaan.
Kegiatan yang berhasil biasanya merupakan indikasi dari perencanaan yang matang. Bahkan dalam semua kegiatan-kegiatan kita perlu menyiapkan beberapa perencanaan agar ketiatan tersebut dapat mencapai hasil yang maksimal sebagaimana yang kita kenal dengan istilah: Plan A, Plan B, Plan C dan seterusnya.
Al-Imam Bukhari meriwayatkan sebuah Hadist yang berkaitan dengan Perencanaan sebagi berikut:
قَالَ إِنَّ اللَّهَ كَتَبَ الْحَسَنَاتِ وَالسَّيِّئَاتِ ثُمَّ بَيَّنَ ذَلِكَ فَمَنْ هَمَّ بِحَسَنَةٍ فَلَمْ يَعْمَلْهَا كَتَبَهَا اللَّهُ لَهُ عِنْدَهُ حَسَنَةً كَامِلَةً فَإِنْ هُوَ هَمَّ بِهَا فَعَمِلَهَا كَتَبَهَا اللَّهُ لَهُ عِنْدَهُ عَشْرَ حَسَنَاتٍ إِلَى سَبْعِ مِائَةِ ضِعْفٍ إِلَى أَضْعَافٍ كَثِيرَةٍ وَمَنْ هَمَّ بِسَيِّئَةٍ فَلَمْ يَعْمَلْهَا كَتَبَهَا اللَّهُ لَهُ عِنْدَهُ حَسَنَةً كَامِلَةً فَإِنْ هُوَ هَمَّ بِهَا فَعَمِلَهَا كَتَبَهَا اللَّهُ لَهُ سَيِّئَةً وَاحِدَةً
Artinya: Nabi bersabda Allah menulis kebaikan dan kejelekan yang dilakukan hambanya, barang siapa yang berencana melakukan kebaikan tetapi tidak melalukannya, maka tetap ditulis sebagai satu amalan baik yang sempurna baginya oleh Allah, tetapi barang siapa yang berencana melakukan kebaikan dan betul-betul dilaksanakan maka oleh Allah ditulis 10 kebaikan dan 700 lipat / cabang sampai cabang yang banyak, sebaliknya barang siapa yang berencana melakukan kejelekan tetapi tidak dilaksanakan maka ia dianggap melakukan kebaikan yang sempurna, jika ia berencana melakukan kejelekan dan melaksanakannya maka ditulis sebagai satu kejelekan. (HR. Bukhori)
Hadits diatas menjelaskan bahwa seorang muslim harus mempunyai rencana / planing dalam segala hal yang baik, apalagi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Perencanaan adalah kegiatan awal dalam sebuah perjalanan dalam bentuk memikirkan hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan agar mendapatkan hasil yang optimal.
Hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan adalah hal yang ingin dicapai, Orang-orang yang akan melakukan, waktu, skala prioritas, dan dana atau modal.
وَمَا خَلَقْنَا السَّمَاءَ وَالْأَرْضَ وَمَا بَيْنَهُمَا بَاطِلًا ذَلِكَ ظَنُّ الَّذِينَ كَفَرُوا فَوَيْلٌ لِلَّذِينَ كَفَرُوا مِنَ النَّارِ
Artinya: Dan Kami tidak menciptakan langit dan bumi dan apa yang ada antara keduanya tanpa hikmah. Yang demikian itu adalah anggapan orang-orang kafir, maka celakalah orang-orang kafir itu karena mereka akan masuk neraka. (QS. Shad:27)
Allah SWT menjelaskan bahwa Dia menjadikan langit, bumi, dan makhluk apa saja tidak tidak ad yang sia-sia. Langit dengan segala bintang yang menghiasi, matahari yang memancarkan sinarnya diwaktu siang dan bulan yang menampakkan bentuknya yang berubah-rubah dari malam ke malam, sangat bermanfaat bagi manusia. Semua itu diciptakan dengan penuh perencanaan yang sangat besar bagi kelestarian makhluk ciptaan-Nya dan sebagai rahmat yang tak ternilai harganya.
Dalam Al-Qur'an perencanaan digambarkan dalam surah Al-Hasyr sebagai berikut:
يٰٓاَيُّهَا الَّذِيْنَ اٰمَنُوا اتَّقُوا اللّٰهَ وَلْتَنْظُرْ نَفْسٌ مَّا قَدَّمَتْ لِغَدٍۚ وَاتَّقُوا اللّٰهَ ۗاِنَّ اللّٰهَ خَبِيْرٌ ۢبِمَا تَعْمَلُوْنَ
Artinya: Wahai orang-orang yang beriman! Bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap orang memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan bertakwalah kepada Allah. Sungguh, Allah Mahateliti terhadap apa yang kamu kerjakan. (QS. Al-Hasyr:18)
Prof. Dr. Quraish Shihab, dalamnya tafsir "al-Misbah" nya, menafsirkan bahwa ayat tersebut berbicara mengenai perencanaan. Beliau mengatakan bahwa kata waltandzur nafsumma qoddamat lighod, mempunyai arti bahwa manusia harus memikirkan terhadap dirinya dan merencanakan dari segala apa yang menyertai perbuatan selama hidupnya, sehingga ia akan memperoleh kenikmatan dalam kehidupan ini.
Dalam sebuah hadits, Rasulullah SAW bersabda:
إِذَا أَرَدْتَ أَمْرًا فَتَدَبَّرْ عَاقِبَتَهُ فَإِنْ كَانَ خَيْرًا فَأَمْضِهِ وَإِنْ كَانَ شَرًّا فَانْتَهِ
Artinya: Ketika engkau ingin melakukan sesuatu, maka pikirkanlah akibatnya. Jika akibatnya baik, maka lakukanlah. Dan jika akibatnya buruk, maka tinggalkanlah. (HR. Ibn Mubarak)
Dalam Hadits yang lain Rasulullah SAW juga bersabda:
حاسب نفسه في الدنيا قبل أن يحاسب يوم القيامة
Artinya: Orang yang cerdas adalah orang yang mampu menghitung-hitung amal perbuatannya dan mempersiapkan amalan untuk hari esok. (HR. at-Turmudzi)
Dalam menyusun dan melaksanakan Perencaan seorang manajer yang baik, selayaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
وَمَا خَلَقْتُ الْجِنَّ وَالْإِنْسَ إِلَّا لِيَعْبُدُونِ
Artinya: Dan aku tidak menciptakan jin dan manusia melainkan supaya mereka mengabdi kepada-Ku. (QS. Az-Zariyat:56)
مَنْ كَانَ يُرِيدُ حَرْثَ الْآخِرَةِ نَزِدْ لَهُ فِي حَرْثِهِ ۖ وَمَنْ كَانَ يُرِيدُ حَرْثَ الدُّنْيَا نُؤْتِهِ مِنْهَا وَمَا لَهُ فِي الْآخِرَةِ مِنْ نَصِيبٍ
Artinya: Barang siapa yang menghendaki keuntungan di akhirat akan Kami tambah keuntungan itu baginya dan barang siapa yang menghendaki keuntungan di dunia Kami berikan kepadanya sebagian dari keuntungan dunia dan tidak ada baginya suatu bahagianpun di akhirat. (QS. Asy-Syura:20)
Hadits Rasulullah SAW,
إِنَّمَا اْلأَعْمَالُ بِالنِّيَّاتِ وَإِنَّمَا لِكُلِّ امْرِئٍ مَا نَوَى فَمَنْ كَانَتْ هِجْرَتُهُ إِلَى اللهِ وَرَسُوْلِهِ فَهِجْرَتُهُ إِلَى اللهِ وَرَسُوْلِهِ وَمَنْ كَانَتْ هِجْرَتُهُ لِدُنْيَا يُصِيْبُهَا أَوِ امْرَأَةٍ يَنْكِحُهَا فَهِجْرَتُهُ إِلَى مَا هَاجَرَ إِلَيِهِ
Artinya: Sesungguhnya segala amalan itu tidak lain tergantung pada niat; dan sesungguhnya tiap-tiap orang tidak lain (akan memperoleh balasan dari) apa yang diniatkannya. Barangsiapa hijrahnya menuju (keridhaan) Allah dan rasul-Nya, maka hijrahnya itu ke arah (keridhaan) Allah dan rasul-Nya. Barangsiapa hijrahnya karena (harta atau kemegahan) dunia yang dia harapkan, atau karena seorang wanita yang ingin dinikahinya, maka hijrahnya itu ke arah yang ditujunya. (HR. Bukhari)
فَمَن يَعْمَلْ مِثْقَالَ ذَرَّةٍ خَيْرًا يَرَهُۥ وَمَن يَعْمَلْ مِثْقَالَ ذَرَّةٍ شَرًّا يَرَهُۥ
Artinya: Barangsiapa yang mengerjakan kebaikan seberat dzarrahpun, niscaya dia akan melihat (balasan)nya. Dan barangsiapa yang mengerjakan kejahatan sebesar dzarrahpun, niscaya dia akan melihat (balasan) nya pula. (QS. Az-Zilzalah:7-8)
Maksudnya ialah agar setiap manusia sebagai pembuat dan pelaksana perencanaan tidak hanya berorientasi pada tujuan dunia semata, tetapi juga harus memikirkan bagaimana pertanggung jawabannya di akhirat nanti, sehingga dalam mencapai tujuan tersebut kita tidak melanggar syariat-syariat islam, lebih-lebih apa yang kita laksanakan mendapatkan ridlo Allah SWT.

Pengertian Perencanaan

Para ahli manajemen memiliki definisi yang bervariasi tentang perencanaan namun pada dasarnya memiliki arti yang relatif sama berikut pengertian perencanaan menurut para ahli:
Menurut Handoko, Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
Siagian, Perencanaan adalah seluruh proses pemikiran serta perumusan yang mendalam mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu mendatang untuk meraih tujuan yang ditetapkan.
Menurut Robbins dan Mary Coulter, Perencanaan mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.
Menurut Henry Fayo, Perencanaan berupa penentuan langkah awal yang memungkinkan organisasi mampu mencapai suatu tujuan dan juga menyangkut tentang upaya yang dilakukan untuk mengantisispasi kecenderungan di masa-masa yang akan datang dan penentuan sebuah strategi atau taktik yang tepat untuk mewujudkan target tujuan suatu organisasi.
The plan of action is, at one and the same time, the result envisaged, the line of action to be followed, the stages to go through, and methods to use. - Henry Fayo
Menurut George R. Terry, Perencanaan adalah pemilihan suatu fakta dan usaha untuk mengubungkan antar fakta. Kemudian selanjutnya dibuat prediksi dan peramalan mengenai kondisi dan perumusan aktivitas dimasa mendatang yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation to proposed of proposed activation believed necesarry to accieve desired result. - George R. Terry
Menurut Harold Koontz dan O'Donnell, Perencanaan adalah sebuah kewajiban dari seorang manajer dalam penentuan pilihan yang diambil dari bermacam-macam alternatif, aturan, kebijaksanaan dan program.
Planning is deciding in advance what is to be done. When a manager plans, he projects a course of action and basing of decisions on purpose, knowledge and considered estimates. - Harold Koontz dan O' Donnell.
Menurut Williams, perencanaan adalah proses untuk mengantisipasi dan mengubah sesuatu yang belum terjadi, melihat jauh ke depan, mencari solusi yang optimal, yang dirancang untuk meningkatkan dan idealnya memaksimalkan manfaat pembangunan secara pasti dan yang akan menghasilkan hasil yang diprediksi.
Planning is an ordered sequence of operations and actions that are designed to realise one single goal or a set of interrelated goals. - Williams.
Menurut Hafidhuddin, Perencanaan atau planning adalah kegiatan awal dalam sebuah pekerjaan dalam bentuk memikirkan hal-hal terkait dengan pekerjaan itu agar mendapat hasil yang optimal.
Menurut Khalid Ahmad, Perencanaan meliputi penetapan tujuan organisasi dan pembentukan keseluruhan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut serta pengembangan suatu hirarki komperhensif dari rencana-rencana terintegrasi dan koordinasi berbagai aktivitas.
Dari beberapa pengertian perncanaan menurut para ahli diaatas dapat disarikan bahwa: Perencanaan adalah Proses dalam menentukan tujuan organisasi dengan merumuskan terkait metode atau cara yang tepat dan tidak melanggar ketentuan syariat islam untuk mencapi tujuan dengan mensinergikan antara keputusan-keputusan dengan sumberdaya yang ada.

Pentingnya Perencanaan

Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting:
  1. Sebagai Ibadah dalam mencari Ridlo Allah SWT, Ada muatan Ibadah kepada Allah SWT karena dengan melaksanakan perencaan yang baik berarti kita telah menjalankan syariat islam secara baik pula.
  2. Tujuan menjadi jelas dan terarah, Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan arah dan kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.
  3. Semua komponen elemen-elemen yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama, Ketika semua komponen atau elemen dalam organisasi mengetahui tujuan dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah yang sama. Artinya mereka memahami dan melaksanakan sebagaimana Standart Operasional Prosedur (SOP) yang telah disepakati dalam perencanaan.
  4. Pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif, Perencanaan memberikan panduan secara komprehensif bagi organisasi mengenai langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya (cos) dan waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini sangat membantu organisasi dalam menjalankan tugasnya menjadi lebih efektif dan efisien dalam.
  5. Mempermudah pengawasan, Ketika standart operasional prosedur (SOP) sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control terhadap pelaksanaan operasional organisasi. Sebab perencanaan sebagai pengawasan.
  6. Membantu mengidentifikasikan berbagai peluang dan ancaman, Dengan adanya perencanaan yang baik maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai peluang dan ancaman yang ada, baik itu peluang atau ancaman berasal dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal organisasi. Keberadaan ancaman yang datang menuntut organisasi harus mampu mempersiapkan langkah-langkah antisipasi ke depan sehingga tetap berada dijalur menuju tujuan awal.
  7. Mengurangi resiko hambatan dan ketidakpastian, Dalam mencapai sebuah tujuan, sudah pasti ada berbagai macam resiko, hambatan dan ketidakpastian yang menghalangi organisasi dalam mencapai tujuannya. Dengan adanya perencanaan yang matang akan memperjelas langkah-langkah dan standart operasional prosedur (SOP) sehingga resiko, hambatan dan ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.

Tahapan-tahapan dalam Perencanaan

Tahapan proses Perencanaan secara mendasar kegiatan perencanaan mempunyai lima (5) tahapan sebagai berikut:
  1. Menetapkan target atau tujuan, Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
  2. Merumuskan keadaan saat ini, Pemahaman akan posisi atau keadaan organisasi sekarang ini dari pada tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
  3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intrenal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
  4. Menyiapkan Beberapa Kemungkinan, Setelah semua data diidentifikasi, tahap selanjutnya adalah menyiapkan beberapa alternatif atau opsi dalam perencanaan. Setiap rencana paling tidak harus menyiapkan beberapa kemungkinan dalam mencapai tujuan. Ada kemungkinan sebuah rencana tidak bisa berjalan maksimal. Untuk itu diperlukan rencana alternatif yang bisa digunakan harus disiapkan.
  5. Membuat Sintesa, Sintesa adalah menggabungkan berbagai kemungkinan yang ada sebagai alternatif yang akan dipilih. Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan pada dasarnya memutuskan apa yang ingin dicapai disertai langkah-langkah yang harus dilakukan. Untuk lebih detailnya, perencanaan harus mampu menjawab pertanyaan 5W+1H.

What: Apa tujuan yang ingin dicapai organisasi?
Why: Mengapa hal tersebut menjadi tujuan organisasi?
Where: Dimana lokasi yang paling tepat untuk mencapai tujuan tersebut?
When: Kapan pekerjaan harus diselesaikan agar tujuan tercapai (berhubungan dengan jadwal)
Who: Siapa orang-orang yang tepat yang harus dipilih untuk melaksanakan pekerjaan sehubungan dengan tujuan organisasi?
How: Bagaimana metode atau cara melaksanakan pekerjaan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi?

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat perencanaan yang baik, diantaranya
  • Detail, Rencana yang baik harus detail dan meliputi segala hal yang dibutuhkan dalam rencana tersebut. Rencana harus jelas dan dapat diterima oleh manajemen puncak hingga lapisan manajemen yang paling bawah terutama mengenai 5W+1H seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
  • Aplikatif, Rencana yang baik adalah rencana sederhana dan tidak rumit untuk dilaksanakan. Sebagaiman Sabda Nabi Muhammad Shalallahu alaihi wasallam
علموا ويسروا ولا تعسروا. (رواه احمد)
Artinya: Ajarkanlah, mudahkanlah dan jangan diperdulit. (HR. Ahmad)
Dalam hal ini bukan berarti rencana yang sulit dijalankan menjadi rencana yang tidak baik, tidak. Dalam perencaan tentu telah memperhitungkan segala kemungkinan yang ada. Kemungkinan yang paling mudah dilaksanakan adalah pilihan yang diprioritaskan. Effort yang minimal dengan hasil yang maksimal.
  • Terintegrasi, Rencana harus bisa dikomunikasikan dengan baik dan mudah dipahami oleh semua pihak yang akan melaksanakan rencana tersebut. Allah SWT telah memberikan contoh integrasi dalam QS. Al-Alaq: 5 sebagai berikut:
علم الانسان مالم يعلم
Artinya: Dia mengajarkan manusia apa yang tidak diketahuinya. (QS. Al-Alaq:5)
Kenapa rencana harus dikomunikasikan dengan baik adalah untuk menghindari penafsiran rencana yang berbeda beda diantara pihak pihak yang terlibat. Kesalahan komunikasi bisa mengakibatkan rencana tidak bisa berjalan dengan baik. Misalnya apa yang dilakukan oleh manajemen produksi harus sesuai dengan rencana yang disusun oleh manajemen pemasaran dan manajemen keuangan. Tidak berjalan sendiri-sendiri.
  • Fleksibel, Rencana yang disusun harus bisa menyesuaikan dengan segala kemungkinan-kemungkinan yang bisa terjadi dalam keadaan yang sebenarnya. Terkadang situasi dan kondisi yang diperkirakan ternyata meleset dari kenyataan, rencana harus bisa menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi. Bukan bearti mengubah rencana dasar atau mengubah semua rencana yang telah disusun, hanya malaksanakan penyesuaian saja dalam menghadapi perubahan yang terjadi. Sebagaimana dalam QS Al Baqarah: 185 Allah SWT berfirman,
يُرِيدُ اللَّهُ بِكُمُ الْيُسْرَ وَلَا يُرِيدُ بِكُمُ الْعُسْرَ
Artinya: Allah menghendaki kemudahan bagimu, dan tidak menghendaki kesukaran bagimu. (QS Al-Baqarah:185)
Rencana harus fleksibel. Justru ketika rencana tidak fleksibel, eksekusi teknis rencana bisa merugikan organisasi itu sendiri. Misalnya perusahaan memiliki rencana memperluas market share, salah satu caranya adalah dengan mengurangi harga jual produk. Namun ketika rencana tersebut dijalankan, terjadi kenaikan harga bahan baku produk secara signifikan sehingga membuat biaya produksi membengkak. Ditengah situasi yang seperti ini, apabila harga jual produk masih "ngotot" ingin diturunkan sesuai rencana, bukankah tidak mungkin perusahaan akan mengalami kesulitan.
  • Stabilitas Rencana, Rencana yang telah disusun sebaiknya tidak mengalami perubahan yang terlalu signifikan. Karena dengan perencanaan yang stabil akan sangat membantu sebuah organisasi tersebut lebih fokus terhadap apa yang dikerjakan. Misalnya rencana awal perusahaan adalah memperluas market share perusahaan. Ditengah perjalanan, ketika target rencana tersebut masih belum tercapai, tiba-tiba perusahaan merencanakan pembangunan pabrik baru. Tentu hal ini bisa membuat fokus rencana perusahaan terpecah, memilih mengutamakan pembangunan pabrik baru atau fokus memperluas market share yang telah direncanakan sebelumnya. Ketika sumber daya perusahaan tersebut terbatas, maka rencana yang telah disusun bisa gagal dalam artian tidak tercapai semuanya. Memang, perencanaan harus fleksibel, namun fleksibel disini bukan berarti harus mengganti rencana "induk" yang utama dari perusahaan. Yang fleksibel adalah caranya. Cara bagaimana perusahaan menjalankan rencana yang disusun. Rencana atau tujuan utamanya sebisa mungkin tidak berubah. Kecuali memang ada hal yang memaksa perusahaan harus mengubah tujuannya. Jika perusahaan memiliki rencana memperluas market share dan kondisi mengalami perubahan. Maka yang diubah adalah "cara" memperluas market sharenya. Bukan rencana market sharenya. Kalau sebelumnya menggunakan cara plan A, maka bisa diganti dengan plan B dan seterusnya.
  • Mempertimbangkan Sumber Daya, Sehebat apapun rencananya, hendaknya memperhitungkan dengan cermat sumber daya yang dimiliki perusahaan. Sebagai mana tuntuntunan ajaran agama dalam Al-Quran Allah SWT berfirman:
قُلْ يَٰقَوْمِ ٱعْمَلُوا۟ عَلَىٰ مَكَانَتِكُمْ إِنِّى عَٰمِلٌ ۖ فَسَوْفَ تَعْلَمُونَ
Artinya: Katakanlah, Hai kaumku bekerjalah sesuai dengan keadaanmu, sesungguhnya aku akan bekerja (pula), maka kelak kamu akan mengetahui. (QS. Al-Zumar: 39)
وَيَا قَوْمِ اعْمَلُوا عَلَىٰ مَكَانَتِكُمْ إِنِّي عَامِلٌ ۖ سَوْفَ تَعْلَمُونَ مَنْ يَأْتِيهِ عَذَابٌ يُخْزِيهِ وَمَنْ هُوَ كَاذِبٌ ۖ وَارْتَقِبُوا إِنِّي مَعَكُمْ رَقِيبٌ
Artinya: Dan (dia berkata): Hai kaumku, berbuatlah menurut kemampuanmu, sesungguhnya akupun berbuat (pula). Kelak kamu akan mengetahui siapa yang akan ditimpa azab yang menghinakannya dan siapa yang berdusta. Dan tunggulah azab (Tuhan), sesungguhnya akupun menunggu bersama kamu. (QS. Hud: 93)
قُلْ كُلٌّ يَعْمَلُ عَلَىٰ شَاكِلَتِهِ فَرَبُّكُمْ أَعْلَمُ بِمَنْ هُوَ أَهْدَىٰ سَبِيلًا
Artinya: Katakanlah: Tiap-tiap orang berbuat menurut keadaannya masing-masing. Maka Tuhanmu lebih mengetahui siapa yang lebih benar jalannya. (QS. Al-Isra: 84)
Apakah rencana tersebut realistis dan bisa dicapai dengan sumber daya yang dimiliki atau ternyata terlalu "mengawang-awang" yang susah untuk dicapai. Segala sumber daya yang tersedia bisa digunakan dengan efektif dan berdaya guna maksimal.

Tujuan Perencanaan

Diawal pada bagian definisi dan sub-bab pentingnya perencanaan telah bahas bahwa perencanaan memiliki tujuan tertentu namun hal tersebut adalah tujuan secara global.
Adapun tujuan perencanaan dapat dijabarkan lebih mendetail sebagai berikut:
  1. Perencanaan memiliki tujuan dalam mengantisipasi dan sebagai perekam perubahan
  2. Mengarahkan adiministrator maupun selainnya
  3. Bertujuan untuk menghindari dan meminimalisir pemborosan pada keberjalanan kegiatan
  4. Perencanaan memiliki tujuan dalam penetapan tujuan dan acuan untuk mempermudah pengawasan.

Fungsi Perencanaan dalam Manajemen

Perencanaan memiliki berbagai fungsi khususnya bagi organisasi dengan profit oriented (perusahaan). dan fungsi perencanaan tersebut diantaranya adalah:
  1. Perencanaan sebagi pedoman dan acuan dasar dalam melaksanakan kegiatan
  2. Memudahkan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan, apakah telah sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak
  3. Meminimalisir kesalahan yang mungkin akan terjadi
  4. Kegiatan setiap unit manajemen lebih terorganisir
  5. Pelaksanaan tugas menjadi lebih tepat, efektif dan efisien
  6. Menghindari pemborosan sumber daya
  7. Penyimpangan yang berpotensi muncul bisa diantisipasi sedini mungkin
  8. Ancaman dan hambatan yang mungkin akan terjadi bisa diprediksi dan diatasi seawal mungkin
  9. Menganisipasi adanya perubahan kondisi baik internal maupuan eksternal yang bisa berpengaruh pada kegiatan perusahaan
  10. Sebagai alat koordinasi antar bidang dan antar divisi dalam perusahaan.

Jenis-jenis Perencanaan

Secara umum, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu berdasarkan ruang lingkupnya, berdasarkan tingkatannya, dan berdasarkan jangka waktunya. Adapun penjelasan jenis-jenis perencanaan adalah sebagai berikut:
Perencanaan Berdasarkan Ruang Lingkup
  1. Rencana strategis (strategic planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian mengenai kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Umumnya jenis perencanaan seperti ini sangat sulit untuk diubah.
  2. Rencana taktis (tactical planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian tentang kebijakan yang bersifat jangka pendek, mudah disesuaikan aktivitasnya selama tujuannya masih sama.
  3. Rencana terintegrasi (integrated planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat penjelasan secara menyeluruh dan sifatnya terpadu.
Perencanaan Berdasarkan Tingkatan
  • Rencana induk (master plan), yaitu perencanaan yang fokus kepada kebijakan organisasi dimana di dalamnya terdapat tujuan jangka panjang dan ruang lingkupnya luas.
  • Rencana operasional (operational planning), yaitu perencanaan yang fokus kepada pedoman atau petunjuk pelaksanaan program-program organisasi.
  • Rencana harian (day to day planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat aktivitas harian yang bersifat rutin.
Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu
  1. Rencana jangka panjang (long term planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan berlaku untuk jangka waktu 10-25 tahun.
  2. Rencana jangka menengan (medium range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan berlaku untuk jangka waktu 5-7 tahun.
  3. Rencana jangka pendek (short range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan hanya berlaku selama kurang lebih 1 tahun.

Hubungan Fungsi Perencanaan dengan Fungsi Manajemen Lainnya

Masing-masing dari fungsi-fungsi manajemen tersebut saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Perencanaan adalah fungsi yang paling fundamental dan esensial saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Berikut hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen yang lain menurut Handoko:
  1. Pengorganisasian, Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama seluruh sumber daya-sumber daya yang ada dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas dan efisiensi paling tinggi.
  2. Pengarahan, Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya, dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
  3. Pengawasan, Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai 'kembar siam' dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif dan sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Kendala-kendalam dalam Perencanaan

Agar rencana yang telah dibuat dapat terlaksana secara efektif dan efisien, maka seorang manajer harus mampu mengidentifikasikan beberapa kendala potensial dalam perencanaan dan berusaha mengatasinya.
Kendala-kendala tersebut muncul umumnya disebabkan oleh:
  1. Ketidakmampuan dalam membuat Rencana, Ada banyak faktor penyebabnya diantaranya adalah kurangnya pengalaman, minimnya pendidikan atau tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana yang benar.
  2. Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan dan mengembangkan sebuah rencana, membuat rencana adalah pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu Manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu untuk mengikuti proses pembuatan dan pengembangan rencana tersebut, atau bahkan mereka tidak membuat rencana yang memadai (matang) karena takut gagal tidak mencapai yang mereka targetkan dalam rencana tersebut.
  3. Lemahnya informasi, Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah informasi, maka bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan rencana, namun apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan rencana tersebut kurang memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka rencana tersebut juga akan kurang bermutu atau bahkan rencana yang gagal.
  4. Terlalu berfokus pada masa kini, Kegagalan mempertimbangkan efek jangka panjang sebuah rencana karena terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru dapat menyebabkan kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan. Seorang manajer seharusnya memiliki gambaran besar dalam benaknya tentang masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin diraih saat menyusun sebuah rencana.
  5. Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya, Kebanyakan manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling dikuasai dan menghindarkan diri hal yang kurang dikuasasi karena khawatir dianggap kurang mampu. Misalnya memusatkan perhatian pada pembuatan gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun mengabaikan bagaimana cara menjadikan gagasan / ide tersebut teraplikasikan karena kurang menguasai operasional organisasinya.
  6. Terlalu mengandalkan diri pada unit / Bagian Perencanaan, Banyak organisasi / perusahaan yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan dan pengembangan tersendiri. Bagian ini yang melakukan penelitian, studi, membangun model, percobaan, dll, tapi sesungguhnya tidak mengembangkan perencanaan itu sendiri. Hasil dari bagian ini hanyalah merupakan alat bantu yang dapat dimanfaatkan oleh manajer dalam membuat rencana, apalagi menyusun sebuah rencana organisasi tetaplah tanggung-jawab manajer.
Kendala-kendala tersebut pastilah dapat diatasi manakala kita menginginkan sebuah rencana matang dan berkualitas.
Sebenarnya jika kita melihat sejarah kehidupan Rasulullah SAW kendala-kedala yang mucul itu selalu beliau jadikan sebagai peluang bukan dianggap sebagai hambatan untuk meningkatkan kualitas.
فَإِنَّ مَعَ ٱلْعُسْرِ يُسْرًا إِنَّ مَعَ ٱلْعُسْرِ يُسْرًا
Artinya: Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. (QS. Al-Insyirah: 5-6)
Pada umumnya kita selalu menginginkan semua yang kita laksanakan bebas dari hambatan-hambatan, padahal disisi lain kemudahan-kemudahan tidak akan ada kecuali setelah melalui beberapa rintangan. Seorang manajer tidak boleh lari dari masalah, seseorang yang lari dari suatu masalah sebenarnya hanya akan menambah masalah yang lebih besar. Kita harus ingat bahwa salah satu ciri-ciri orang yang beriman adalah orang tidak pernah putus asa dalam menghadapi kendal-kendala apapun.
يَٰبَنِىَّ ٱذْهَبُوا۟ فَتَحَسَّسُوا۟ مِن يُوسُفَ وَأَخِيهِ وَلَا تَا۟يْـَٔسُوا۟ مِن رَّوْحِ ٱللَّهِ ۖ إِنَّهُۥ لَا يَا۟يْـَٔسُ مِن رَّوْحِ ٱللَّهِ إِلَّا ٱلْقَوْمُ ٱلْكَٰفِرُونَ
Artinya: Hai anak-anakku, pergilah kamu, maka carilah berita tentang Yusuf dan saudaranya dan jangan kamu berputus asa dari rahmat Allah. Sesungguhnya tiada berputus asa dari rahmat Allah, melainkan kaum yang kafir. (QS.Yusuf: 87)

Tugas dan Bahan Diskusi

Cobalah anda cari informasi melalui mendia elektronik dan diskusikanlah bagaimana mereka melaksanakan perencaan serta apa saja yang menjadi habatan-hambatan mereka dalam mencapai tujuannya.
  1. Smartphone Samsung S9 plus
  2. Smartphone Iphone X
  3. Smartphone Blackberry Q10
Semoga artikel nurulhuda.id ini dapat memberikan manfaat, dan jangan lupa share ke media sosial ya! supaya sahabat kita yang lain juga mengetahuinya. Terima kasih