-->

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen
Didalam ilmu manajemen, pengawasan (controlling) adalah sebuah kegiatan untuk memastikan apakah kegiatan operasional (actuating) sudah sesuai dengan rencana (planning) yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan (goal) dari sebuah organisasi.
Tidak bisa dipungkiri bahwa setiap fungsi-fungsi manajemen itu memiliki keterkaitan / hubungan yang erat antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan memiliki hubungan yang erat dengan fungsi perencanaan, karena perencanaan itulah yang dijadikan sebagai pedoman atau standar pengawasan bagi operasional (actuating) yang sedang dikerjakan.
Objek kegiatan fungsi pengawasan adalah mengenai kesalahan, kelalaian dan hal-hal yang bersifat menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan sebulumnya oleh sebuah organisasi seperti adanya kecurangan, pelanggaran dan korupsi dalam menjalankan operasional organisasi.

Pengertian Pengawasan

Dalam KBBI, Pengawasan (controling) memiliki makna / arti penilikan dan penjagaan. Sedangkan dalam bahasa inggris pengawasan disebut dengan pengendalian (controlling).
Secara umum Pengawasan dalam manajemen ialah sebuah proses untuk memastikan semua operasional (actuating) organisasi terlaksana sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Lebih lengkapnya pengertian pengawasan (controling) ialah suatu proses yang telah disusun secara sistematis dan digunakan untuk menentukan sebuah acuan kerja. Proses tersebut meliputi perencanaan, menetapkan operasional (actuating) apa yang telah dilaksanakan, menganalisa terjadinya kesalahan / penyimpangan, dan segera mengambil langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan untuk menjamin penggunaan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan (goal) organisasi
Tujuan utama dari fungsi pengawasan adalah memastikan agar segala sesuatu yang telah direncanakan oleh organisasi menjadi kenyataan.
Para ahli manajemen telah memberikan beberapa pengertian terkait dengan pengawasan. Dalam memberikan pengertian pengawasan, antara satu ahli dengan ahli lainnya mungkin ada sedikit perberbedaan namun memiliki arti yang kurang lebih sama hanya berbeda cara pandang dan perbedaan pendekatan yang digunakan para ahli dalam mendefinisikan pengawasan. Berikut adalah definisi / pengertian pengawasan menurut para ahli:
Menurut T. Hani Handoko, Pengawasan adalah sebagai proses untuk "menjamin" bahwa tujuan-tujuan manajemen dan organisasi dapat tercapai.
Menurut Admosudirdjo, Pengawasan ialah segala kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa saja yang sedang / sudah dilakukan dengan standar kriteria, atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Manullang, Pengawasan ialah proses menentuan permberian tugas dan tanggung jawab yang telah dijalankan, memberikan penilaian, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan dengan tujuan agar pelaksanaan organisasi yang telah dilaksanakan sesuai dengan perecanaan.
Menurut Sondang P. Siagian, Pengawasan ialah proses pengamatan seluruh kegiatan organisasi yang tujuannya ialah untuk menjamin agar supaya seluruh pekerjaan yang dilaksanakan berjalan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut G.R Terry dalam Hasibuan, Pengertian Pengawasan ialah proses penentuan standar apa yang harus dicapai dalam pelaksanaan, memberikan penilaian terhadap pelaksanaan dan melakukan koreksi perbaikan-perbaikan penyimpangan, sehingga pelaksanaan organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan.
Controlling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is, in conformity with the standard.
Henry Fayol dalam Harahap, Pengawasan adalah upaya pememeriksaan apakah semua kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan perencanaan sebelumnya, termasuk perintah dan standar prinsip yang dianut.
Control consist in verifying whether everything occurs in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in order to rectify then prevent recurrance.
Menurut McFarland, Pengawasan adalah sebuah proses dimana manajer / atasan ingin mengetahui apakah hasil output dari pelaksanaan yang dilakukan oleh bawahannya telah sesuai dengan perencanaan, instruksi, atau aturan yang telah ditentukan.
Control is the process by which an executive gets the performance of his subordinates to correspond as closely as possible to chosen plans, orders, objectives, or policies.
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut, maka dapat disarikan bahwa pengawasan merupakan upaya pengamatan dari keseluruhan kegiatan dengan membandingkan, mengukur, menilai, dan mengoreksi untuk mengetahui dan memastikan agar semua operasonal (actuating) organisasi dapat dicapai, serta tidak terjadi penyimpangan dari pedoman, standar, kriteria dan norma-norma yang telah ditentukan pada perencanaan sebelumnya.

Sistem Pengawasan

Pengawasan yang efektif dalam organisasi harus memenuhi prinsip-prinsip pengawasan yaitu:
  1. Perencanaan sebelumnya telah ditetapkan, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa rencana merupakan standar, pedoman atau alat (tool) pengukur pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan.
  2. Kejelasan instruksi dan delegasi wewenang-wewenang, pemberian instruksi dan delegasi wewenang harus jelas dan dapat diterima oleh bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan operasional (actuating) organisasi dengan baik atau tidak.
  3. Fleksibel, agar sistem pengawasan (controling) itu tetap dapat dipergunakan, walaupun nantinya terjadi perubahan rencana karena faktor lain yang diluar dugaan.
Menurut Duncan, bahwa sistem pengawasan dapat berjalan secara efektif apabila memenuhi kriteria pengawasan sebagai berikut:
  1. Pengawasan harus dapat dipahami sifat dan kegunaannya. Setiap operasional organisasi tentunya memiliki sub operasional dan masing-masing operasional tersebut membutuhkan sistem pengawasan yang berbeda atara operasional satu dengan yang lainnya. Contoh Sistem pengawasan dibidang produksi akan berbeda dengan sistem pengawasan untuk bidang pemasaran. Pengawasan dibidang produksi umumnya tertuju pada kualitad produk sementara pengawasan dibidang pemasaran tertuju pada jumlah kuantitas produk yang terjual.
  2. Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut organisasi. Ciri khas atau budaya intern organisai yang meliputi sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya serta seluruh operasional-oprasional organisasi merupakan cerminan dari pola organisasi, maka suatu system control pengawasan harus dapat memenuhi prinsip berdasarkan pola organisasi.
  3. Pengawasan harus dapat mengidentifikasi permasalahan organisasi. Di awal telah desebutkan bahwa tujuan utama dari fungsi pengawasan ialah memastikan agar apa yang direncanakan sebelumnya (goal) menjadi kenyataan. Artinya pengawasan yang efektif adalah pengawasan yang dapat merealisasi tujuan (goal) organisasi.
  4. Pengawasan harus mampu mengidentifikasi kesalahan yang terjadi dalam organisasi sesegera mungkin. Dengan ditemukannya masalah atau penyimpangan sedini mungkin tentunya organisasi dapat mencari solusi agar seluruh operasionalnya sesuai dengan perencanaan yang telah direncanakan sebelumnya.
  5. Pengawasan harus fleksibel. Sistem pelaksanaan yang efektif adalah sistem yang memenuhi prinsip fleksibilitas artinya pengawasan akan tetap berjalan walaupun terjadi perubahan-perubahan yang diuar duagaan.
  6. Pengawasan harus ekonomis. Sifat ekonomis dari suatu sistem pengawasan sangat diperlukan. harus diingat bahwa pengawasan disini fungsinya adalah menunjang agar supaya tujuan (goal) organisasi dapat tercapai, jangan sampai pengawasan disini melampui kemampuan organisasi. Pengawasan yang efektif adalah pengawasan mampu menekan biaya (cos) tampa mengurangi kualitas hasil. Kenapa harus mahal jika dapat direfleksikan dengan suatu sistem pengawasan yang lebih murah.

Jenis-Jenis Pengawasan

Secara umum jenis Pengawasan dapat dibagi menjadi dua (2) yaitu: Pengawasan internal dan eksternal.
  1. Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilaksanakan oleh orang ataupun lembaga yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.
  2. Pengawasan ekternal adalah pengawasan yang dilaksanakan oleh lembaga pengawasan yang berada dari luar organisasi yang diawasi.
Dari dua (2) jenis pengawasan tersebut terdapat jenis-jenis pengawasan yang perlu diketahui sebagai berikut:
  1. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sejak awal sebelum kegiatan itu dilakukan, sehingga dapat menghindari terjadinya kesalahan dan penyimpangan. Misalnya pengawasan organisasi pada bagian produksi pengawasan dilaksanakan untuk menghindari adanya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan-penyimpangan pembelian bahan baku yang dapat membebankan / merugikan organisasi.
  2. Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilaksanakan setelah kegiatan selesai (rampung). Misalnya pengawasan dilakukan pada akhir tahun organisasi meminta dan memeriksa bagian pemasaran terkait laporan pencapaiannya.
  3. Pengawasan aktif adalah Pengawasan yang dijalankan langsung pada lokasi operasional organisasi tersebut beroperasi.
  4. Pengawasan pasif adalah pengawasan yang dilakukan dari jarak jauh. Misalnya pengawasan dilakukan dengan cara pengujian dan penelitian pada surat-surat, dokumen berharga atau pada laporan hasil kegiatan yang disertai dengan bukti-bukti terkait dengan pelaksanakan kegiatan.
  5. Pengawasan kebenaran formil adalah pengawasan menurut hak (hukum) dan pemeriksaan kebenaran materil (barang bukti) mengenai maksud serta tujuannya.

Tahap-tahap Proses Pengawasan

Tahapan-tahapan dalam proses melaksanakan pengawasan adalah sebagai berikut:
  1. Menetapkan standar atau dasar untuk pengawasan. Standar pengawasan ialah sebuah target yang dijadikan sebagai acuan perbandingan untuk kinerja dikemudian hari. Standar yang telah ditetapkan harus dapat diekspresikan dandapat diukur. Strategi pengawasan harus konsisten (tidak berubah-rubah) dengan tujuan organisasi. Standar tersebut harus dikomunikasikan secara jelas baik melalui standar operasional persedur (SOP) atau pedoman-pedoman lainnya agar standar tersebut dapat diketahui secara baik dan benar oleh karyawan sehingga karyawan mengetahui dan memahami tujuan (goal) yang ingin dicapai organisasi.
  2. Meneliti basil yang di capai. Meneliti hasil capaian adalah kegiatan konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengawasan berlangsung efektif, ukuran-ukuran kinerja yang digunakan harus valid.
  3. Membandingkan pelakanaan dengan standar. Pada Tahapan ini membandingkan hasil pekerjaan (output) dengan standar yang telah ditentukan dalam perncanaan. Hasil (output) tesebut dapat diketahui melalui laporan rutin maupun laporan khusus. Jika hasil (output) lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan, maka fungsi pengawasan akan menilai seberapa besar penyimpangan terjadi, apakah penyimpangan tersebut dapat ditoleransi atau perlu melakukan tindakan korektif.
  4. Memperbaiki penyimpangan dengan tindakan-tindakan korektif. 
Setelah membandingkan hasil (output) dengan standar, manajer / atasan dapat memilih opsi tindakan:
  1. Mempertahankan statusquo (tidak melakukan apa-apa),
  2. Mengoreksi penyimpangan yang terjadi, atau
  3. Mengambil tindakan dengan cara mengubah standar.

Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan ialah sebagai berikut:
  1. Untuk menilai apakah organisasi dan unit-unitnya telah menjalankan tanggung jawabnya masing-masing sesuai perencanaan.
  2. Untuk melakukan penilaian apakah surat-surat, dokumen atau laporan yang dihasilkan telah mempresentasikan kegiatan-kegiatan yang sebenarnya.
  3. Untuk melakukan penilaian apakah pengendalian (controling) yang dilakukan oleh manajemen telah memadai dan dapat menjalankannya secara efektif.
  4. Untuk bahan / data penelitian apakah seluruh kegiatan yang terlaksana dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
Jadi dapat disarikan bahwa fungsi dari pengawasan (controling) ialah untuk pemberian penilaian, melakukan analisis, merekomendasikan serta menyampaikan hasil surat, dokumen dan laporan pekerjaan yang dilaksanakan organisasi atau lembaga yang telah diteliti.

Tujuan Pengawasan

Adapun tujuan pengawasan yaitu:
  1. Untuk menjamin pelaksanaan tugas dari organisasi sesuai dengan perencanaan, perintah / aturan.
  2. Untuk melakukan koordinasi kegiatan-kegiatan organisasi.
  3. Untuk mencegah terjadinya pemborosan dan penyelewengan.
  4. Untuk Menjamin tercapainya kepuasan konsumen atas produk / jasa yang disajikan.
  5. Untk mendapatkan kepercayaan masyarakat terhadap kepemimpinan organisasi.
Menurut Terry dan Rue, Manfaat Pengawasan adalah relatif dan tergantung dari seberapa pentingnya kegiatan itu, sumbansih apa yang telah diperbuat, serta besarnya sebuah organisasi. 

Pentingnya Pengawasan

Ada berbagai bebagai alasan dan faktor yang membuat pengawasan dalam sebuah organisasi sangat diperlukan (urgent), berikut adalah beberapa alasan mengapa organisasi membutuhkan pengawasan (controling) sebagai berikut:
  1. Terjadinya Perubahan pada lingkungan organisasi. Perubahan lingkungan organisasi dapat berdapak negatif terhadap jalannya organisasi, perubahan tersebut seperti munculnya produk inovasi baru dari barang sejenis maupun subtitusi dan datangnya pesaing baru, adanya regulasi baru dari pemerintah, diketemukannya bahan baku baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer dapat mendeteksi gejala perubahan yang dapat berpengaruh terhadap organisasi, sehingga dapat memanfaatkan kesempatan dan mampu menghadapi tantangan dalam menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi.
  2. Peningkatan kompleksitas Organisasi. Semakin besar keberadaan sebuah organisasi maka pengawasan yang dilakukan haru lebih formal. Berbagai jenis produk dan jasa harus sesusai standart dan memiliki izin, melakukan promosi dalan lain sebagai untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas organisasi tetap terjaga. Semuanya memerlukan pengawasan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.
  3. Dengan pengawasan manajer / atasn mampu mendeteksi kesalahan-kesalahan secara lebih dini, yang mana bila tidak segera sesaikan akan berdampak negatif terhadap organisasi / perusahaan.
Semoga artikel Nurul Huda ini dapat memberikan manfaat, dan jangan lupa share ke media sosial ya! supaya sahabat kita yang lain juga mengetahuinya. Terima kasih

Anda mungkin menyukai postingan ini

Posting Komentar